WorkHeld Up Close #1: Dokumentation

Wir betonen gerne, dass wir Ihnen mit WorkHeld den Arbeitsalltag erleichtern können. Und zwar nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Angestellten, Vorgesetzten und Teamkollegen. Wir finden, wir haben genug geredet. Jetzt wollen wir Ihnen zeigen, wie.

In der vierteiligen WorkHeld Up Close Serie stellen wir die Schlüsselfunktionen von WorkHeld vor. Aber anstatt nur auf die technischen Details einzugehen, zeigen wir Ihnen vor allem, was das alles für Sie bedeutet.

WorkHeld wurde für Sie designt und muss daher auch Ihren Anforderungen entsprechen. Wir arbeiten konstant daran, WorkHeld dementsprechend weiterzuentwickeln. Das Feedback unserer Nutzer, neue Technologien und aktuelle Entwicklungen der Industrie haben dabei höchste Priorität. Seit dem Tag an dem wir WorkHeld das erste Mal der Öffentlichkeit präsentiert haben, hat sich viel getan. Wir haben bei Ihnen nachgefragt, mit Ihnen geplant, für Sie gesucht und in Ihrem Auftrag entwickelt. Bald ist es soweit – die neueste Version von WorkHeld kommt auf den Markt. Mehr wollen wir dazu aber noch nicht verraten. Nur eine Sache noch: Die Funktionen von WorkHeld sind vor allem eines: Lösungen.

 

Die Funktionen von WorkHeld sind mehr als nur Funktionen.
Sie sind Lösungen.

 

Nicht schon wieder dokumentieren!

Sie nimmt uns unsere Zeit und kostet uns wichtige Energie. Manchmal wird sie von uns missachtet und nicht selten wird auf sie vergessen. Sie unterbricht mehrmals täglich unseren Workflow und der ewige Papierkram den sie erzeugt raubt uns den letzten Nerv. Wir kennen sie alle. Die Dokumentation.

Einer der größten Beschwerdepunkte im Arbeitsalltag von Industriemonteuren und Servicetechnikern sind die verschiedenen Dokumentationsaufgaben. Zu kompliziert, zu zeitaufwendig und mit zu vielen Medienbrüchen belastet – um nur ein paar Gründe für die Unzufriedenheit zu nennen. Nichtsdestotrotz ist eine ausführliche und vollständige Dokumentation essenziell. Durch sie kann Transparenz in der Auftragsabwicklung sowie eine Nachvollziehbarkeit von Handlungen garantiert werden. Davon profitiert nicht nur das Management, sondern vor allem auch Ihre Außendienstkollegen.

In der jetzigen WorkHeld Version gibt es sechs Dokumentationstypen – wir nennen sie „Eintragstypen“. In diesem Beitrag möchten wir sie Ihnen vorstellen.

Arbeitszeit

Situation? Die Arbeitszeit wird meistens nach dem Abschluss der eigentlichen Arbeit erfasst. Als Monteur oder Servicetechniker haben Sie nicht die Zeit, sich zwischen den Kunden hinzusetzen und Formulare über einzelne Arbeitsschritte und Zeitaufzeichnungen händisch auszufüllen. Am Ende des Arbeitstags fällt es Ihnen zusätzlich schwer, genau zurückzuverfolgen, wie lange Sie an welchem Projekt gearbeitet haben.

Was macht WorkHeld? Wir haben mit WorkHeld alle Formulare die Sie gewohnt sind, auf das Aller-Nötigste reduziert. Genauer gesagt, auf eine Taste, die Start/Stop Taste. Diese ermöglicht es Ihnen in der WorkHeld Mobile App Ihre Arbeitszeit ohne Aufwand zu tracken. Sie wählen den Arbeitsschritt an dem Sie arbeiten möchten aus, drücken auf Start, erledigen Ihren Job und schicken den fertigen Eintrag im Anschluss direkt an die Zentrale. Vor dem Absenden kann der Eintrag noch kommentiert, verbessert oder ergänzt werden.

Und was noch? Koordinatoren in der Zentrale können durch das Tracken der Zeit auf Arbeitsschritt-Basis ein Gefühl dafür bekommen, wie zeitaufwendig einzelne Schritte sind. Projekte und Arbeitstage können dadurch gezielter und realitätsgetreuer geplant werden.

 

Reisezeit

Situation? Als Mitarbeiter im Außendienst verbringen Sie einen großen Teil Ihres Arbeitstages auf dem Weg zum nächsten Kunden. Mehrmals quer durch die Stadt zu fahren gehört quasi zu Ihrem Alltag. Diese Zeit auf den Straßen zählt genauso zu Ihrer Arbeitszeit wie der eigentliche Kundenbesuch. Sie muss daher auch dokumentiert werden.

Was macht WorkHeld? Ob vor oder direkt nach der Reise, in der WorkHeld Mobile App können Sie ganz schnell alle wichtigen Informationen zu Ihren zurückgelegten Wegen erfassen. Warum Sie gereist sind, womit Sie gefahren sind und was der Weg gekostet hat. Die essentiellen Fragen werden mit nur wenigen Klicks beantwortet und stellen nach einer automatischen Synchronisation Koordinatoren und Manager im Head Office zufrieden.

Und was noch? In der WorkHeld Mobile App haben wir auch eine Karte installiert, die alle zu erledigenden Arbeitsaufträge auf einem Blick anzeigt. Wir sagen nur: Effiziente Routenplanung. Mehr dazu in WorkHeld Up Close #2.

 

Mängel und Abweichungen

Situation? Industriemonteure kennen das Problem nur zu gut. Sie nehmen die Reise zu einem Kunden auf sich, packen alle notwendigen Werkzeuge und Dokumente ein und können dann dort angekommen ihre Arbeit nicht machen, weil unerwartete Faktoren auftreten wie zum Beispiel fehlende oder defekte Teile. Sie können daher nicht nach Plan arbeiten und müssen auf der Stelle neue Lösungen finden. Diese bestehenden Mängel oder angefallene Abweichungen müssen dokumentiert werden. Das Ziel? Schnellstmöglich und genau Bericht zu erstatten um die nächsten Schritte festzulegen und diese zeitnah einzuleiten.

Was macht WorkHeld? Der Mangel-Eintrag in WorkHeld erlaubt es Ihnen vor Ort den Mangel zu fotografieren, Lösungsvorschläge in die Notizen zu schreiben und sofort an die Zentrale zu senden. Von dort aus kann über nächste Schritte entschieden werden. In nur wenigen Minuten haben Sie somit einen Fehler gemeldet und sich diesen auch gleich vom Kunden mittels digitaler Unterschrift auf dem Bericht bestätigen lassen. Der Bericht kann somit bei der Kommunikation mit dem Kunden helfen und wenn nötig auch zur Beweisführung dienen.

Und was noch? In der WorkHeld Web App werden alle Einträge gesammelt und sortiert angezeigt. Wenn bestimmte Problemmuster bei Kunden oder Maschinengruppen vorkommen, werden sie dadurch sofort erkennbar gemacht.

 

Spesen

Situation? Spesen, Rechnungen und Buchhaltung. Drei zauberhafte Wörter mit denen der klassische Monteur gerne viel Zeit verbringt. Mit dem Erledigen eines handwerklichen Auftrags gehen sie jedoch automatisch einher. Wer ohne unterzeichnete Rechnung zurückkommt, kann gleich wieder gehen. Ohne die notwendige Dokumentation ist der Auftrag nämlich quasi ungültig und die geleistete Arbeitszeit irrelevant.

Was macht WorkHeld? Mit WorkHeld wird das oftmals unangenehme Thema der Spesenerfassung zu einem reibungslosen, quasi automatisierten Prozess. Der WorkHeld Techniker fotografiert die erhaltene Rechnung, fügt gegeben falls noch Kommentare zu dem Bericht hinzu und lässt den Kunden direkt am Tablet unterschreiben. So bleiben alle wichtigen Unterlagen an einem Ort und die Zentrale erhält unverzüglich die Bestätigung des zufriedenstellenden, vollendeten Arbeitsauftrages.

Und was noch? Auch der Kunde zieht seine Vorteile aus dieser Funktion. Denn seine Abrechnung wird durch die vollständigen, mit Fotos hinterlegten und bereits unterzeichneten Berichte massiv erleichtert. Verabschieden Sie sich vom Einscannen von Dokumenten, dem Nachprüfen von Unterschriften, und dem ewigen Hinterfragen von der Richtigkeit nachgereichter Berichte.

 

Measurement

Situation? Die Anlage ist installiert und die korrekte Installation wird durch Messwerte gesichert. Dass alles stimmt, soll auch vom Kunden bestätigt werden – aber wie kommen die Messerwerte vom Messgerät in den Montage- oder Servicebericht?

Was macht WorkHeld? Mit WorkHeld dokumentieren Sie unterschiedlichste Messwerte. Von Spannung über Gewicht bis Länge und Breite. Durch ein Foto des Messgerätes werden die Werte auch für spätere Zeitpunkte transparent dokumentiert. Selbstverständlich sind diese Fotos und Messwerte auch auf dem automatisch generierten Bericht enthalten und werden wiederum vom Kunden unterschrieben und bestätigt.

Und was noch? Durch die Erfassung der Messwerte können die Daten später auch über den Zeitverlauf ausgewertet werden. Dadurch zeigen sich etwaige Problemmuster oder es werden besondere äußere Einflüsse die eine Maschine belasten aufgedeckt.

 

Einträge ohne Auftrag

Situation? Oft kommt es anders als man denkt. Sie sind gerade unterwegs als sich plötzlich ein dringender Notfall ergibt. Sogar ohne offiziellen Auftrag aus der Zentrale unterstützen Sie als Techniker natürlich auch in diesen Situationen . Der Kunde soll ja schließlich zufrieden gestellt werden. Trotz der Spontanität der Situation ist auch hier die vollständige Dokumentation sehr wichtig.

Was macht WorkHeld? In WorkHeld können Sie ganz einfach Einträge anlegen, ohne Sie einem Auftrag oder Kunden zuzuordnen. Diese werden gesammelt und synchronisiert. Der zuständige Mitarbeiter kann diese dann anschließend dem richtigen Kunden zuordnen, sodass am Schluss auch die Abrechnung stimmt. Der Kunde ist zufrieden und der Techniker auch. Ungeplante Sondereinsätze sind im Sinne der Dokumentation kein Problem mehr.

Und was noch? Durch die digitale Bestätigung des Kunden von zusätzlichen Sonderarbeiten können diese auch transparent verrechnet werden. Schnelle Hilfe wird somit auch belohnt.

Wir können es selber gar nicht glauben. Eine Branche die so richtungsweisend war, so ausschlaggebend in dem Vorantreiben von Innovation und Weiterentwicklung, hinkt jetzt hinterher. Aus allen Reihen hört man jetzt „Digitalisiert!“, „Schnell!“, „Die Zeit rennt davon!“ aber wir sagen Achtung. Wenn das nur so einfach wäre.

Ja, Digitalisierung braucht Zeit. Ja, sie bringt Unsicherheiten mit sich. Ja, sie muss richtig durchgeführt werden. Wir wollen mit WorkHeld nicht nur den Arbeitsalltag erleichtern. Wir bieten auch eine geführte Abkürzung in die digitale Welt der Industrie 4.0.  In unserem Whitepaper erfahren Sie mehr dazu.

WorkHeld ist die geführte Abkürzung in die digitale Welt der Industrie 4.0


WorkHeld Up Close #2

In dem zweiten Teil der WorkHeld Up Close Serie gehen wir auf ein paar ausgewählte Funktionen der Planung von Projekten, Arbeitsaufträgen und Arbeitsschritten ein. Wer schneller darüber informiert sein möchte als die Konkurrenz, abonniert unseren Newsletter. Und falls Sie uns und WorkHeld näher kennenlernen wollen, freuen wir uns über ein persönliches Gespräch. Eine persönliche Demonstration ist immerhin noch immer der beste Weg, um wirklich Up Close zu gehen.

 

© Julia Neuhold von Tablet Solutions