WorkHeld Up Close #2: Koordination

In der vierteiligen WorkHeld Up Close Serie stellen wir die Schlüsselfunktionen von WorkHeld vor. Aber anstatt nur auf die technischen Details einzugehen, zeigen wir Ihnen vor allem, was das alles für Sie bedeutet.

In dem ersten Teil der Serie WorkHeld Up Close #1 geht es um die allseits beliebten Aufgaben der Dokumentation. Zu kompliziert, zu zeitaufwendig und mit zu vielen Medienbrüchen belastet. Das sind nur wenige – unserer Meinung nach sehr berechtigte – Beschwerdegründe bei herkömmlichen Dokumentationsfunktionen. Das muss doch einfacher gehen, haben wir uns gedacht und WorkHeld entwickelt. Bald ist es soweit – die neueste Version von WorkHeld kommt auf den Markt. Mehr wollen wir dazu aber noch nicht verraten. Nur eine Sache noch: Die Funktionen von WorkHeld sind vor allem eines: Lösungen.

 

Die Funktionen von WorkHeld sind mehr als nur Funktionen.
Sie sind Lösungen.

 

Das ist doch unmöglich zu koordinieren!

Über uns Projektkoordinatoren wird gesagt, wir sind dafür verantwortlich, dass alles so rennt, wie es rennen soll. Wir sagen wer wann wo sein muss, was dort zu tun ist und welches Resultat erwartet wird. Doch wenn die Kunden Schlange stehen, unsere Serviceteams sich multiplizieren und die Anzahl an Arbeitsaufträgen steigt, dann sagen wir nur mehr eines: Das ist unmöglich zu koordinieren.

In der Koordination des Außendienstes wird einiges von Ihnen gefordert. Von Ihnen wird verlangt, stets den Überblick zu bewahren. Sie müssen wissen, welcher Ihrer Mitarbeiter für welche Arbeit am besten geeignet ist. Sie müssen Zeiten und Komplexitäten von Arbeitsaufträgen kennen und eine realistische Exekution ermöglichen. Sie müssen jeder Zeit bereit sein, detaillierte Auskunft über den Stand von laufenden Projekten zu geben zu können. Sie müssen vieles. Doch leicht gemacht wird es Ihnen nicht.

Die aktuelle WorkHeld Version inkludiert bereits einige Lösungen (wir wollen sie nicht Funktionen nennen) für die täglichen Schwierigkeiten in der Planung und Koordination der Feldarbeit. Drei von diesen, werden wir Ihnen jetzt vorstellen.

Dashboard

Situation? Als Projektkoordinator arbeiten Sie mit sehr (sehr) vielen Programmen. Um einen Arbeitsauftrag zu planen, wechseln Sie zwischen elends-langen Excel-Listen, ihrem Outlook Kalender und dem Mitarbeiter Chat hin und her. Ein Projekt abzuschließen ist dann noch ein ganz anderes Thema. Da treffen Fahrtenbücher, Zeitstempel und die gelegentliche Serviette mit nicht-leserlicher Kundenunterschrift aufeinander. Wenn Sie dann von dem Management oder Ihren Kunden gebeten werden, wichtige Kennzahlen zusammenzufassen, dann dauert das ein Weilchen. Warum? Kurzgesagt, es herrscht Chaos. Und auch wenn Sie dieses Chaos unter Kontrolle haben, fragen wir uns dennoch wiederholt: Geht das nicht einfacher?

Was macht WorkHeld? Es macht es ganz einfach einfacher. WorkHeld kombiniert nicht nur all diese Programme in einer ansehnlichen Software und reduziert die Projektplanung und den Projektabschluss auf wenige einfache Schritte. WorkHeld wird über ein übersichtliches Dashboard bedient. Wenn Sie sich also an Ihrem Computer in der WorkHeld Web App anmelden, dann bekommen Sie die neuesten Updates zu Ihren laufenden Projekten auf den ersten Blick. Aufgeräumt, anschaulich und logisch aufgegliedert. Mit WorkHeld wollen wir vor allem eines erreichen: Übersichtlichkeit. Damit Sie und Ihre Kollegen und Angestellten sich vollkommen auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Sie müssen sich dadurch weniger mit der Datenaufbereitung herumschlagen und Ihre Vorgesetzten freuen sich über die neu genutzten Produktivitätspotenziale.

Und was noch? Uns ist bewusst, dass nicht jeder Betrieb die gleichen Ziele verfolgt. Auch wissen wir, dass nicht jeder Projektkoordinator den selben Fokus in seiner Arbeit legt. Deswegen haben wir das WorkHeld Dashboard so entwickelt, dass Sie es vollkommen frei gestalten können. Jede Kennzahl, jede Grafik und jede Berechnung können Sie austauschen, anpassen und zielgenauer definieren. Damit Ihnen auf nur einer individualisierten Seite der komplette Überblick ermöglicht wird.

 

Drag & Drop Auftragsplanung

Situation? Egal ob Sie mit mehreren Serviceteams zusammenarbeiten oder einzelne Monteure betreuen: Sie koordinieren nicht nur Projekte und materielle Ressourcen, Sie koordinieren in erster Linie Menschen. Das ist oftmals gar nicht so einfach. Jedes Individuum bringt nämlich neue Bedürfnisse und Eigenschaften mit, wie Urlaube und Karenzen, unterschiedliches Fachwissen, spezialisierte Erfahrungen sowie persönliche Vorlieben und Arbeitsmoralen in einen Betrieb. Alle diese Faktoren in der Planung berücksichtigen zu können endet oft in beidseitiger Frustration. Wenn Sie sich dennoch durch alle Anforderungen durchgekämpft haben, stehen Sie dann auch schon vor der nächsten Frage – wie erzählen Sie jetzt Ihrem Techniker was er zu tun hat? Anrufen? Email schreiben? Kalendereinladung schicken? Arbeitsauftrag am Computer abtippen, ausdrucken und persönlich überreichen?…

Was macht WorkHeld? Es gibt einen Grund dafür dass WorkHeld die „ganzheitliche Lösung für Industrieunternehmen“ genannt wird. Ganzheitlich bedeutet, Sie können alles innerhalb einer Software machen. Informationen über Ihre Techniker speichern, Aufträge mit Ressourcen verknüpfen, Anweisungen und Arbeitsschritte planen, die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter überprüfen, die Arbeit dementsprechend aufteilen und die Anweisungen mit einem Klick direkt an die Verantwortlichen schicken. In persönlichen Profilen hinterlegen Techniker Informationen zu ihren Eigenschaften, Fähigkeiten und Erfahrungen. Mit der Verfügbarkeitsprüfung sehen Sie in wenigen Sekunden wer für die gefragte Zeit noch zu haben ist. Durch die Drag & Drop Funktion haben Sie den Auftrag im nu zugewiesen. Und sobald Sie den Auftrag freigegeben haben hat der Mitarbeiter im Außendienst die Informationen in seiner WorkHeld Mobile App. Kein Anrufen. Keine Email schreiben. Keine Kalendereinladungen. Kein Papierkram.

Und was noch? Es gibt eine Unmenge an HR und Projektmanagement Softwares auf dem Markt. Einige von ihnen sind sogar sehr gut. Fast alle von ihnen sind jedoch vor allem sehr teuer. Der industrielle Außendienst benötigt spezialisierte Lösungen. Direkt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und idealerweise so entwickelt, dass nicht für jeden Planungsschritt eine andere Software benötigt wird. Egal ob kleine oder große Betriebe – Übersichtlichkeit, Einfachheit und Ganzheitlichkeit ist immer gefragt.

 

Kartenansicht

Situation? Ihre Techniker und Monteure bekommen pro Tag mehrere Arbeitsaufträge. Da es sich um den mobilen Außendienst handelt, sind die Teams gefordert mehrmals lange Strecken zwischen einzelnen Kunden zurückzulegen. Jeden Morgen stehen sie also wieder vor den gleichen Fragen – Wie kommen wir da am besten hin? In welcher Reihenfolge fahren wir die Kunden ab? Wie viel Fahrzeit müssen wir zu dem nächsten Standort einkalkulieren? In der Regel erhalten Sie als Projektkoordinator an dieser Stelle einen Anruf. Oder aber, Ihre Service- und Montageteams versuchen es auf eigene Faust. Das bedeutet aber, dass diese zusätzliche Routenplanung verloren Arbeitszeit ist, welche die Techniker durch Überstunden einbüßen müssen.

Was macht WorkHeld? Die Nutzer der WorkHeld Mobile App sind höchst wahrscheinlich bereits unterwegs, wenn sie die Benachrichtigung über neue Arbeitsaufträge auf ihrem Tablet erhalten. Sie öffnen die App und sehen sofort alle zu erledigenden Arbeitsaufträge auf einen Blick. Die interaktive Karte auf dem Dashboard zeigt die Standorte und deutet auf den Arbeitsaufwand pro Standort in Relation hin. Der Monteur oder Techniker kann dadurch in Kürze seine Tagesroute bestimmen und entscheiden, wie, was wann und wo. Effiziente Routenplanung ist hier das Stichwort.

Und was noch? Eine Priorität bei der Entwicklung von WorkHeld war es, die mobile App so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Große Tasten für dreckige Hände, leserliche Schriften für Blicke von weit entfernt und logische Klick-Prozesse für eine schnelle Nutzerakzeptanz der Software. Zusätzlich haben wir die Informationen die Monteure und Techniker auf ihren Tablets sehen, auf das notwendigste reduziert. Keine Ablenkung und kein Schnickschnack. Nur die Daten, Pläne und Funktionen die für den zugeteilten Auftrag benötigt werden.

 

Wäre das alles nur so einfach.

Wir können es selber gar nicht glauben. Eine Branche die so richtungsweisend war, so ausschlaggebend in dem Vorantreiben von Innovation und Weiterentwicklung, hinkt jetzt hinterher. Aus allen Reihen hört man jetzt „Digitalisiert!“, „Schnell!“, „Die Zeit rennt davon!“ aber wir sagen Achtung. Wenn das nur so einfach wäre.
Ja, Digitalisierung braucht Zeit. Ja, sie bringt Unsicherheiten mit sich. Ja, sie muss richtig durchgeführt werden. Wir wollen mit WorkHeld nicht nur den Arbeitsalltag erleichtern. Wir bieten auch eine geführte Abkürzung in die digitale Welt der Industrie 4.0. In unserem Whitepaper erfahren Sie mehr dazu.

WorkHeld ist die geführte Abkürzung in die digitale Welt der Industrie 4.0


WorkHeld Up Close #3

In dem dritten Teil der WorkHeld Up Close Serie ist es bereits so weit. WorkHeld 2.2 wird zum Download bereitstehen und wir werden euch zeigen wodurch WorkHeld noch besser wurde. Wer schneller darüber informiert sein möchte als die Konkurrenz, abonniert unseren Newsletter. Und falls Sie uns und WorkHeld näher kennenlernen wollen, freuen wir uns über ein persönliches Gespräch. Eine persönliche Demonstration ist immerhin noch immer der beste Weg, um wirklich Up Close zu gehen.

 


Wenn Sie die anderen Teile von WorkHeld Up Close verpasst haben, können Sie diese nun ganz einfach nachlesen.

 

© Julia Neuhold von Tablet Solutions